1.1. Финальный обход площадки (Site Walk-Through)
Провести финальный обход площадки за 2-4 недели
Пройдите площадку лично — проверьте расстановку столов, маршруты движения гостей, расположение зон (фотозона, президиум, танцпол, зона регистрации). Если не сделать, в день мероприятия обнаружатся проблемы с логистикой потоков — столы будут мешать проходу, буфет окажется в тупике, а танцпол будет слишком далеко от сцены.
1.2. Контактное лицо площадки в день мероприятия
Уточнить, кто конкретно будет дежурным менеджером площадки
Узнайте ФИО и телефон конкретного человека, который будет на площадке в день мероприятия. Менеджер, с которым вы общались на этапе бронирования, может быть на выходном. Без этого контакта вы не решите оперативно вопросы с отоплением/кондиционированием, светом, проблемными розетками, уборкой.
1.3. Электроснабжение и розетки
Проверить мощность электросети и расположение розеток
Уточните, сколько кВт доступно, где находятся розетки, есть ли отдельные линии для звука/света. Частая проблема — одновременное подключение кейтеринга (печь, кофемашина) и звука выбивает автомат. Запросите схему электропроводки или обсудите с техником площадки.
1.4. Время доступа: заезд, монтаж, демонтаж
Согласовать точные окна для монтажа, мероприятия и демонтажа
Уточните, во сколько можно начать завоз и монтаж декора/техники, и до которого часа нужно освободить площадку. Опоздание с демонтажем = штрафы (часто €200-500/час). Если монтаж начинается поздно, декораторы и техники будут работать в спешке — страдает качество.
1.5. Правила и ограничения площадки
Получить полный список ограничений (шум, свечи, конфетти, крепления)
Многие площадки запрещают открытый огонь, конфетти, крепление к стенам/потолку, живую музыку после 23:00. Если флорист привезёт свечи, а площадка запрещает — придётся импровизировать. Получите правила письменно и разошлите всем подрядчикам.
1.6. Парковка и подъезд для подрядчиков
Проверить наличие парковки, зоны разгрузки и пропускного режима
Где будут парковаться фургоны кейтеринга, декораторов, техников? Нужны ли пропуска, есть ли грузовой лифт, рампа? Если подрядчик не сможет подъехать к загрузочной зоне — время монтажа удвоится. На закрытых территориях (отели, бизнес-центры) часто нужны списки машин заранее.
1.7. Санитарные зоны и туалеты
Убедиться в достаточности и чистоте санузлов
Проверьте количество туалетов на число гостей (рекомендация: 1 кабинка на 35-50 гостей). Для open-air мероприятий — заказать мобильные туалеты. Убедитесь, что есть мыло, бумага, зеркало. Грязные или недостаточные туалеты — топ-1 жалоба гостей.
1.8. План «Б» при непогоде
Согласовать альтернативную локацию или тент при плохой погоде
Если хоть часть мероприятия на улице — где именно перемещаемся? Кто принимает решение и в какой момент (за 2 часа? за сутки?)? Все подрядчики должны знать оба сценария. Без плана «Б» дождь = катастрофа для декора, техники и гостей.
1.9. Питание и зона отдыха подрядчиков
Организовать питание и комнату отдыха для команды подрядчиков
Фотографы, видеографы, DJ, техники, координаторы — все работают 8-12 часов. Им нужна еда (обычно во время банкета, отдельное меню) и место, чтобы присесть. Если не организовать — падает качество работы, возникают конфликты. Уточните количество «рабочих тарелок» у кейтеринга.
1.10. Финальные платежи и страховка
Проверить статус оплаты, депозитов и страхового покрытия площадки
Убедитесь, что все платежи по договору закрыты (или знаете точную сумму к оплате), депозит зафиксирован, условия его возврата ясны. Проверьте, есть ли у площадки страхование ответственности. Уточните дополнительные сборы: уборка, охрана, овертайм.